Tietosuojaseloste

20.8.2020 

Hämeenlinnan Kennelkerho ry tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Hämeenlinnan Kennelkerho ry 
c/o Katariina Salo
Leistolantie 6
13720 Parola
katariina.salo@yahoo.com ja 050 526 8352

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa jäsensihteeri Pia Rajamäki rajamakipia@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Hämeenlinnan Kennelkerho ry:n jäsenrekisteri

4. Rekisteröidyt

Jäsenrekisterissä ovat kaikki yhdistyksen jäsenyystyypit: jäsen, perhejäsen, ainaisjäsen ja kunniajäsen.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Yhdistyslaki velvoittaa pitämään vähintään jäsenen nimen ja kotipaikkakunnan rekisterissä. Lisäksi jäsenhakemuksen täyttämällä henkilö antaa suostumuksensa muiden yhdistyksen kannalta olennaisten tietojen keräämiseen ja säilyttämiseen hänen jäsenyytensä ajan.

Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen jäsenten kokouskutsujen, koe-, kilpailu-, testi-, koulutus- ja kurssi-ilmoittautumisten, nettisivujen käyttöoikeuksien asettamisen, jäsenkyselyiden, toimihenkilöpätevyyksien, yhteydenottojen, laskutuksen ja muiden koe-, testi- ja kilpailutoiminnan sekä kurssitoiminnan hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Nimi, osoite, paikkakunta, sähköpostiosoite, puhelinnumero, koiran rotu ja nimi, HKKssa harrastettavat lajit, aikaisempi harrastustausta, aikaisemmat tulokset ja kokemus, jäsentyyppi, maksuryhmä, pätevyydet. Perhejäsenen kohdalla varsinaisen jäsenen nimi ja sähköposti. Alaikäisen kohdalla huoltajan nimi ja sähköpostiosoite.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallinen tietolähde on HKK jäsenhakemus sekä muissa kanavissa ilmoitetut tai pyydetyt tiedot, jotka rekisterin ylläpitäjä päivittää tietokantaan. Vuosittaiset jäsenmaksut ja jäsenyystyypin vaihtaminen ovat rekisterin ylläpitäjän lisäämää tietoa.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Yksittäisiä jäsenen tietoja ei luovuteta tai siirretä mihinkään.

9.  Tietojen suojaus

Tietokanta on salasanalla suojattu ja vain tietty käyttäjä profiili saa sinne pääsyn. Tietokantaa säilytetään Yhdistysavaimen suojatulla nettisivujen julkaisualustalla.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Tietoja säilytetään ja muokataan jäsenyyden voimassa olo ajan.

11. Tietojen käsittelijät

Tietojen käsittely on rajattu vain niitä tarvitseville henkilöille, jotka ovat yhdistyksen jäsensihteeri, rahastonhoitaja ja sihteeri. Tietojen säilytyksestä vastaa Yhdistysavain. Tarvittaessa Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietojenkäsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteristä on aina mahdollista poistua ilmoittamalla eroavansa jäsenyydestä.

Tietoja on mahdollista tarkastella ja päivittää kirjautumalla jäsentunnuksilla tai ilmoittamalla rekisterin ylläpitäjälle sähköpostilla.

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.